Accueil - Assistant(e) Administratif

4 semaines ago
Bureau RFN

L’Assistant(e) administratif / réceptionniste (poste partagé) intervient quotidiennement dans la gestion administrative et commerciale de notre agence à Lille. La personne est l’interface entre les clients, les autres collaborateurs de la société et la direction. L’employé(e) veille au bon fonctionnement de l’agence et est une personne ressources tant vis à vis des clients de l’agence que de ses collègues.

Tâches

  • Gestion de l’accueil physique et téléphonique des clients et autres partenaires : répondre aux demandes, indiquer les tarifs de l’agence, aiguiller les interlocuteurs…
  • Contribution à la fidélisation de la clientèle : suivi des dossiers clients, suivi des demandes, proposer de nouveaux services…
  • Secrétariat commercial de l’agence : compléter les conventions de domiciliation, récupérer les pièces administratives obligatoires, veiller à la bonne signature des conventions et pièces administratives s’y référant, promotion de l’activité de l’agence et des autres activités proposées sur Lille, publipostage commercial…
  • Gestion administrative : suivi, relance des documents…
  • Facturation et relance clients en lien avec la référente et la direction • Intervention en appui à l’organisation d’événements telle qu’inauguration de l’agence, réunion sur des thématiques spécifiques…
  • Gestion du courrier (dont réexpédition) : quotidiennement récupérer les courriers des clients, identifier l’adresse de réexpédition, suivre et faire suivre les courriers de l’agence…
  • Gestion de la location des salles de réunion : prise de réservation, aide au développement d’un site de réservation en ligne, suivi et mise à jour du site de réservation en ligne, accueil les clients…
  • Tenue de tableau de bord: données commerciales à communiquer mensuellement à la référente
  • Gestion des achats de petites fournitures : anticiper l’achat de fournitures tel que café, thé, fourniture administrative et autres (en respectant le budget alloué), suivre les livraisons
  • Participation aux procédures internes : proposer des adaptations ou rédiger de nouvelles procédures permettant de simplifier / échanger sur la nature des tâches à réaliser, participer au contrôle lutte contre le blanchiment et lutte contre le financement du terrorisme en vérifiant les données administratives des clients à l’aide de la fiche « outils » en lien avec la référente
  • Classement numérique des documents en respectant les méthodes de classement
  • Être force de proposition : suggérer des améliorations en terme d’organisation…
  • Assistanat déclaration douanière (quelques heures par jour) : après une période de formation en interne, vous serez amené(e) à établir des déclarations auprès des services douaniers (DEB, Déclarations Accises…)

Profil

Il est préférable d'avoir les qualités suivantes pour ce poste :

  • Avoir le sens de l'initiative et d’adaptation et être force de proposition,
  • Etre rigoureux et précis, savoir analyser et synthétiser,
  • Savoir écouter,
  • Faire preuve de capacités relationnelles et de communication,
  • Être dynamique, réactif et autonome,
  • Savoir planifier et organiser sa charge de travail,
  • Savoir travailler en équipe et aimer rendre service,
  • Si vous avez une connaissance de Néerlandais et d’Anglais, ceci est un plus

Offre

Voici ce que RFN peut vous offrir :

  • RFN offre une formation continue pour élargir votre expertise ;
  • Vous travaillez dans de beaux bureaux où règne une ambiance collégiale et agréable. Tout le monde réside dans de grands espaces ouverts lumineux ;
  • Nous proposons un contrat à durée indéterminée combiné avec un package salarial attractif ;
  • Vous avez des horaires de travail selon un horaire fix.

Contact

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