Bent u klaar voor een controle door de URSSAF?

Elke ondernemer in Frankrijk weet dat het belangrijk is om op de hoogte te blijven van de wet- en regelgeving rondom sociale bijdragen. De URSSAF (Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales) speelt hierbij een cruciale rol, aangezien deze organisatie verantwoordelijk is voor het innen van de sociale bijdragen van bedrijven. Vroeg of laat kan uw onderneming te maken krijgen met een controle door de URSSAF. Het is daarom essentieel om te begrijpen welke risico’s er bestaan op corrigerende naheffingen en hoe u deze kunt vermijden.

1. Terugbetaling van beroepskosten en maaltijden

Een van de meest voorkomende fouten die bij een URSSAF-controle worden aangetroffen, is de terugbetaling van beroepskosten zonder bewijsstukken. Volgens de regelgeving mogen werkgevers zakelijke kosten vergoeden, in het bijzonder maaltijdkosten, maar dit moet voldoen aan specifieke voorwaarden. Maaltijdvergoedingen moeten gekoppeld zijn aan zakelijke reizen, die aan de URSSAF moeten worden aangetoond met specifieke bewijsstukken. Als niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, kan de URSSAF een naheffing opleggen.

Tip: Zorg ervoor dat de kosten die u aan uw werknemers vergoedt van zakelijke aard zijn en dat u over nauwkeurige bewijsstukken beschikt.

2. Voordelen in natura met betrekking tot een bedrijfswagen

Het ter beschikking stellen van een bedrijfswagen is een voordeel in natura als de werknemer deze privé gebruikt. Dit voordeel moet correct worden berekend en aangegeven bij de URSSAF. Bij een controle kan de URSSAF de waarde van het voordeel in natura opnieuw beoordelen en de overeenkomstige sociale zekerheidsbijdragen herberekenen.

Tip: Zorg ervoor dat de waarde van de bedrijfswagen correct wordt geraamd en aangegeven, en denk eraan uw dossierbeheerder op de hoogte te stellen van elke verandering van voertuig.

3. Boetes betaald door de werkgever

Wanneer een werknemer een boete krijgt voor een verkeersovertreding begaan door een werknemer, is er een verplichting om de bestuurder te identificeren bij alle overtredingen die leiden tot puntenaftrek op het rijbewijs. Het is belangrijk deze procedure strikt na te leven. Het is verboden om het bedrag van de boete in te houden op het loon van de werknemer. Als de werkgever de boete in de plaats van de werknemer betaalt, wordt dit namelijk beschouwd als een voordeel in natura, dat onderworpen is aan sociale bijdragen.

Tip: Wees voorzichtig met het vergoeden van verkeersboetes om elk risico op een herziening door de URSSAF te vermijden.

4. Geschenken aan werknemers

Het geven van geschenken aan werknemers is een praktijk die in veel bedrijven voorkomt, maar deze geschenken moeten wel voldoen aan bepaalde criteria. De URSSAF kan geschenken beschouwen als een voordeel in natura als ze niet onder de specifieke evenementen vallen. Geschenken moeten dus zorgvuldig worden gemotiveerd, en er moet duidelijk worden aangetoond dat ze geen indirect loon vormen.

Tip: Respecteer de door de URSSAF toegestane grenzen en zorg ervoor dat u kunt aantonen dat ze geen loonvervanging zijn.

5. Terugbetaling van het telefoonabonnement van werknemers

Veel bedrijven vergoeden het telefoonabonnement van hun werknemers, vooral als ze hun telefoon voor zakelijke doeleinden gebruiken. Dit kan echter problemen opleveren met de URSSAF als de terugbetaling niet binnen de door de URSSAF vastgestelde grenzen blijft. In dat geval kan de URSSAF de terugbetaling van het telefoonabonnement als een voordeel in natura beschouwen en overgaan tot een fiscale correctie.

Tip: Zorg ervoor dat u de grenzen respecteert en dat u over de bijbehorende facturen beschikt.

6. Uitbetaling van vergoedingen voor telewerk

Met de opkomst van telewerk zijn veel bedrijven begonnen met het toekennen van telewerkvergoedingen om de kosten te dekken die werknemers maken wanneer zij van thuis uit werken. De werkgever kan een forfaitaire vergoeding aan zijn werknemers uitkeren om deze kosten te compenseren. De URSSAF kan echter overgaan tot een fiscale correctie als de uitbetaalde bedragen de door haar vastgestelde maximumbedragen overschrijden.

Tip: Zorg ervoor dat u het uitkeren van deze vergoedingen kunt verantwoorden en dat u de vastgelegde grenzen naleeft.

Conclusie: Bereid u voor op een controle door de URSSAF

Een URSSAF-controle kan aanzienlijke gevolgen hebben voor uw onderneming, vooral als u niet goed op de hoogte bent van de regelgeving of als uw administratie niet op orde is. Houd bovengenoemde risico’s goed in de gaten te houden. RFN zorgt ervoor dat uw onderneming compliant blijft.