Werkgever in Frankrijk: het verplichte interne reglement

Wanneer een onderneming zich in Frankrijk vestigt en personeel in dienst neemt, komt zij terecht in een complexe juridische en sociale context. Eén van de vaak over het hoofd geziene verplichtingen is het opstellen van een règlement intérieur — het interne reglement. Dit document is niet alleen een wettelijke vereiste onder bepaalde voorwaarden, maar vormt ook een essentieel instrument voor het dagelijks personeelsbeheer. In dit artikel leggen we uit wat het interne reglement inhoudt, wanneer het verplicht is, en hoe u het correct implementeert.

Wat is een règlement intérieur?

Het règlement intérieur is een schriftelijk document waarin de werkgever de regels vastlegt op het gebied van hygiëne, veiligheid, disciplinaire maatregelen en algemene gedragsregels binnen het bedrijf. Het vormt een aanvulling op de Franse Code du travail (arbeidswetboek) en de collectieve arbeidsovereenkomsten die van toepassing zijn.

Wanneer is het verplicht?

Een intern reglement is verplicht voor alle Franse vestigingen van bedrijven met 50 of meer werknemers. Deze verplichting treedt in werking zodra het personeelsbestand deze drempel gedurende 12 opeenvolgende maanden heeft bereikt. Bedrijven met minder dan 50 werknemers zijn in principe vrijgesteld, maar kunnen ervoor kiezen om vrijwillig een reglement op te stellen.

Wat moet erin staan?

Volgens de Franse arbeidswet moet het reglement ten minste de volgende drie thema’s behandelen:

1. Gezondheid en veiligheid op het werk
   Maatregelen om risico’s te beperken, preventie van bedrijfsongevallen, brandveiligheid, enz.
2. Discipline
   De gedragsregels die van werknemers worden verwacht, alsook de mogelijke sancties bij niet-naleving (bijvoorbeeld waarschuwingen, schorsingen of ontslag).
3. Rechten van verdediging van de werknemer
   Voorwaarden waaronder een werknemer zich kan verdedigen vóór het opleggen van een disciplinaire sanctie.

Daarnaast kan het reglement ook bepalingen bevatten over bijvoorbeeld werktijden, gebruik van IT-middelen, kledingvoorschriften of omgangsvormen binnen het bedrijf. Het document mag echter geen bepalingen bevatten die discriminerend zijn of in strijd zijn met hogere rechtsnormen.

Procedure: hoe stelt u een reglement op?

Het opstellen van een intern reglement vereist een nauwgezette procedure:

• Raadpleging van het sociaal overlegorgaan (CSE)
  Als het bedrijf een Comité Social et Économique (CSE) heeft, moet dit worden geraadpleegd vóór de inwerkingtreding van het reglement.
• Registratie en publicatie
  Het reglement moet worden neergelegd bij de arbeidsinspectie (inspection du travail) en op zichtbare plaatsen binnen het bedrijf worden aangeplakt of elektronisch toegankelijk zijn.
• Inwerkingtreding
  Het reglement treedt pas in werking een maand na voltooiing van bovenstaande formaliteiten.

Sancties bij niet-naleving

Als een onderneming die wettelijk verplicht is een intern reglement op te stellen dit nalaat, riskeert zij:

• Het nietig verklaren van disciplinaire sancties, indien deze gebaseerd zijn op niet-bekende of niet-officieel vastgestelde regels.
• Boetes of sancties opgelegd door de arbeidsinspectie in geval van controles.

Praktische tips

• Laat u juridisch begeleiden bij het opstellen van het reglement om conformiteit met de Franse wetgeving te waarborgen.
• Zorg voor een duidelijke en begrijpelijke tekst, aangepast aan de activiteiten van uw onderneming.
• Houd het reglement up-to-date: wijzig het bij significante veranderingen in de wet, arbeidsvoorwaarden of bedrijfsorganisatie.

Conclusie

Voor buitenlandse werkgevers die actief zijn in Frankrijk — en met name voor Belgische of Nederlandse ondernemingen die uitbreiden naar de Franse markt — is het règlement intérieur geen administratieve formaliteit, maar een essentieel document voor goed personeelsbeheer. Niet alleen beschermt het de werkgever juridisch, het draagt ook bij aan een transparante en ordelijke werkomgeving.

Wil u meer weten over uw verplichtingen als werkgever in Frankrijk of begeleiding bij het opstellen van een intern reglement? Neem gerust contact op met RFN voor juridisch en sociaal advies op maat.